Contadora Leidy
Contadora independienteProyecto para: Contadora independiente
Portal de renta para clientes
Cliente: Leidy T. Blanco · Contadora pública
Portal donde cada cliente sube sus soportes de renta y descarga su declaración, y la contadora controla vencimientos y cobros.
Reto
En temporada de renta, una contadora independiente recibe los soportes de decenas de clientes por WhatsApp y correo, mezclados y sin saber qué falta de cada uno. Cada cliente vence en una fecha distinta según su cédula, hay que perseguirlos uno por uno para que envíen documentos y, al final, también llevar la cuenta de quién ya pagó los honorarios.
Solución
Se construyó un portal privado donde cada cliente entra con su cédula, ve su fecha de vencimiento, sube solo los documentos que le aplican de una lista guiada y descarga después su declaración y su reporte de exógena. La contadora tiene un tablero con el avance de todos, un listado con filtros (obligados, sin definir, sin teléfono, con saldo), un calendario de vencimientos que puede llevar a su celular y una ficha por cliente con sus documentos, su clave DIAN guardada cifrada y su cartera de honorarios. Desde la ficha abre WhatsApp con el recordatorio ya escrito según la situación del cliente (invitación, pendientes, todo listo o presentada), y el portal deja registro de cada mensaje. Los clientes se cargaron en bloque desde Excel con claves temporales.
Resultados
El portal está en uso: tiene más de 170 clientes creados, más de 550 documentos cargados y más de 100 recordatorios por WhatsApp registrados. La contadora ya no recibe los soportes sueltos por chat o correo: todo queda en el expediente de cada cliente, con su vencimiento a la vista y constancia de cada recordatorio enviado.
- Portal del cliente para cargar soportes de renta
- Vencimientos por últimos dígitos de la cédula
- Recordatorios por WhatsApp con mensaje prellenado
- Declaraciones y exógena descargables por el cliente
- Cartera de honorarios con abonos y saldos
